Digitalisierung: Wer übernimmt, muss profitieren
Zum Digital-Gipfel in Berlin lohnt der Blick auf das, was bereits funktioniert: Nettetal nutzt KI mit eigener Datenkontrolle, Schleswig-Holstein löst sich von proprietärer Bürosoftware, Hamburg verbreitet die digitale Wohnsitzanmeldung. Ein gemeinsames Umsetzungsprogramm könnte solche Fortschritte schneller bundesweit verfügbar machen. Der Hebel: Umstellungen finanzieren und nachgewiesene Einsparungen belohnen.
Am 2. und 3. November 2026 versammelt der Digital-Gipfel der Bundesregierung in Berlin Politik, Wirtschaft und Wissenschaft. Im Mittelpunkt stehen sichere, souveräne und wettbewerbsfähige KI-Anwendungen. Für die Verwaltungsmodernisierung stellt sich dabei eine sehr praktische Frage: Wie werden aus erfolgreichen Einzelvorhaben verlässliche Angebote für das ganze Land?
Die Vorbilder sind bereits da
Die Stadt Nettetal zeigt, wie auch eine kleinere Verwaltung KI kontrolliert einsetzen kann. Ihr Ampelmodell unterscheidet zwischen Verarbeitung auf eigener Infrastruktur, geeigneten europäischen Cloud-Angeboten und internationalen Modellen ohne personenbezogene oder vertrauliche Eingaben. Schulungen gehören zum Konzept. Schleswig-Holstein wiederum meldete im Dezember 2025, dass knapp 80 Prozent der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung mit LibreOffice arbeiteten. Fast 44.000 E-Mail-Postfächer waren auf Open-Xchange umgezogen. Technische Abhängigkeiten einzelner Fachverfahren bleiben eine Aufgabe.
Hamburg liefert mit der elektronischen Wohnsitzanmeldung ein Beispiel für die Verbreitung nach dem Prinzip „Einer für Alle“. Im Mai 2026 war der Dienst nach Angaben der Stadt über mehr als 2.500 Meldebehörden für 62,76 Millionen Menschen verfügbar. Mecklenburg-Vorpommerns digitale Baugenehmigung zeigt den Nutzen gemeinsamer Standards und digitaler Vorgangsräume. München veröffentlicht sein KI-Werkzeug MUCGPT als offene Software; Stuttgart nutzt es unter dem Namen ChatSTR. Die Länder und Kommunen haben also selbst wichtige Grundlagen geschaffen. Nun kommt es darauf an, deren Übernahme zu erleichtern.
Der finanzielle Hebel ist konkret
Schleswig-Holstein stellt rund 15 Millionen Euro vermiedene Ausgaben für die Neulizenzierung von Microsoft Office und Outlook rund neun Millionen Euro einmaligen Investitionen im Jahr 2026 für Migration und Weiterentwicklung gegenüber. Die Zahlen stammen aus Landesangaben und einer Unterrichtung des Landtags. Sie zeigen eine wirtschaftlich relevante Größenordnung. Eine jährliche Nettoersparnis oder eine bundesweite Milliardensumme lässt sich daraus allein jedoch nicht ableiten. Dafür müssen Betrieb, Betreuung, Schulungen und Umstellung über einen einheitlichen Zeitraum vollständig verglichen werden.
Politisch entscheidend ist die Verteilung von Aufwand und Ertrag: Eine Verwaltung muss zunächst Geld, Personal und Zeit in den Wechsel investieren. Werden ihr die später eingesparten Mittel anschließend vollständig entzogen, fällt der Anreiz zur Modernisierung schwach aus. Genau hier sollte ein gemeinsames Programm von Bund und Ländern ansetzen.
Ein Programm „Übernehmen und sparen“
Erstens:
Vorhandenes verbindlich prüfen. Vor jeder öffentlich geförderten Neuentwicklung sollte untersucht werden, ob eine geeignete Lösung bereits existiert. Wer davon abweicht, begründet den zusätzlichen Bedarf anhand von Funktion, Sicherheit und Gesamtkosten. Gemeinsame Schnittstellen und exportierbare Daten müssen die spätere Zusammenarbeit und einen Anbieterwechsel ermöglichen.
Zweitens:
Den Wechsel vorfinanzieren. Ein gemeinsamer Umstellungsfonds sollte Datenübertragung, Schnittstellen, Schulungen und einen zeitlich begrenzten Parallelbetrieb finanzieren. Förderung muss die produktive Übernahme und ihren verlässlichen Betrieb unterstützen. Für jede gemeinsam angebotene Lösung braucht es klare Zuständigkeiten, Support und eine dauerhaft finanzierte Weiterentwicklung.
Drittens:
Einsparungen vor Ort wirksam werden lassen. Als Anreiz könnte die Hälfte der unabhängig geprüften Nettoeinsparungen für drei Jahre bei der umstellenden Verwaltung bleiben. Dieses Geld könnte sie für besseren Bürgerservice, Qualifizierung und weitere Modernisierung verwenden. Die Quote ist ein Vorschlag; entscheidend ist eine verbindliche Vereinbarung, die Eigeninitiative finanziell honoriert.
Viertens:
Ergebnisse vergleichbar machen. Ein öffentliches Berichtssystem sollte Gesamtkosten je Vorgang oder Arbeitsplatz, Bearbeitungszeiten, tatsächliche Nutzung und Fehlerquoten ausweisen. Erfasst werden muss auch der Aufwand für Bürger und Unternehmen. Verfügbarkeit allein sagt wenig darüber aus, wie häufig ein Dienst genutzt wird und welche Entlastung er tatsächlich bringt.
Arbeitszeit gewinnen, Unternehmen entlasten
Weniger Lizenz-, Porto- oder Fremdleistungskosten können unmittelbar Haushalte entlasten. Gewonnene Arbeitszeit hat einen anderen Effekt: Sie hilft, trotz ausscheidender Beschäftigter leistungsfähig zu bleiben und Wartezeiten zu verkürzen. Sie ist deshalb wertvoll, führt aber nicht automatisch zu einer sofortigen Senkung der Personalausgaben. Für den Mittelstand zählen zusätzlich weniger Behördengänge, mehrfach eingereichte Nachweise und Rückfragen. Diese Entlastung gehört in jede Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
In 100 Tagen vom Vorbild zum Anschlussplan
Ein realistischer Auftakt wäre eine politische Vereinbarung: Innerhalb von 100 Tagen wählen Bund und Länder wenige bereits funktionierende, übertragbare Lösungen aus. Für diese werden geprüfte Kostenmodelle, technische Voraussetzungen und verbindliche Betriebsangebote veröffentlicht. Daran schließt sich ein finanzierter Umsetzungsplan für zwölf Monate an. Ein solcher Start macht Fortschritt überprüfbar und schafft eine Grundlage für weitere Übernahmen.
