Geschäftsreisen im Krisenmodus
Rubrik: Management & Mittelstand
Luftraumsperrungen, Extremwetter, politische Konflikte und Cyberangriffe können Reisepläne innerhalb weniger Stunden zunichtemachen. Gerade mittelständische Unternehmen brauchen deshalb ein belastbares Risikomanagement. Denn wer Mitarbeiter ins Ausland schickt, trägt Verantwortung – auch dann, wenn Fluggesellschaften, Buchungsportale und Chatbots nicht mehr weiterhelfen.
Geschäftsreisen gehören für viele mittelständische Unternehmen weiterhin zum Alltag. Kundenbeziehungen lassen sich nicht ausschließlich per Videokonferenz pflegen, wichtige Verhandlungen brauchen persönliche Begegnungen und manche Projekte können ohne Mitarbeiter vor Ort nicht umgesetzt werden. Entsprechend deutlich ist die Reisetätigkeit deutscher Unternehmen wieder gestiegen: Nach der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 wurden 2025 insgesamt 116,1 Millionen Geschäftsreisen unternommen – 8,3 Prozent mehr als im Vorjahr. Mehr als drei Viertel davon entfielen auf Unternehmen mit 10 bis 500 Beschäftigten.
Doch Geschäftsreisen sind störungsanfälliger geworden. Der Krieg gegen Iran und die zeitweilige Sperrung wichtiger Lufträume im Nahen Osten haben gezeigt, wie schnell internationale Flugverbindungen zusammenbrechen können. Hinzu kommen Extremwetter, Streiks, technische Ausfälle und Cyberangriffe. Im September 2025 legte ein Angriff auf die Check-in-Systeme von Collins Aerospace zeitweise Abläufe an den Flughäfen Berlin-Brandenburg, Brüssel und London-Heathrow lahm. Nach Angaben des Technologiekonzerns Thales stieg die Zahl der registrierten Ransomware-Angriffe auf den Luftfahrtsektor innerhalb eines Jahres um 600 Prozent.
Die eigentlichen Kosten entstehen nach der Störung
Ein gestrichener Flug ist zunächst ärgerlich. Für ein Unternehmen kann daraus jedoch schnell ein kostspieliges Problem werden: Kundentermine platzen, Montageteams erreichen ihren Einsatzort nicht, Hotels müssen verlängert und Anschlussflüge neu gebucht werden. Mitarbeiter sitzen womöglich nachts an einem ausländischen Flughafen fest, ohne zu wissen, wer Entscheidungen treffen oder zusätzliche Ausgaben freigeben darf. Die größten Schäden entstehen deshalb häufig nicht durch das Ereignis selbst, sondern durch eine verspätete und unkoordinierte Reaktion. Wer erst im Krisenfall Zuständigkeiten klärt, Telefonnummern sucht und über Kostenfreigaben diskutiert, hat wertvolle Zeit bereits verloren.
Das ist keine theoretische Gefahr. Wer – wie der Herausgeber des Mittelstandsjournals aus seiner Tätigkeit bei der VMU – über eigene Erfahrungen mit internationalen Geschäftsreisen verfügt, weiß: Entscheidend ist im Ernstfall nicht die ursprüngliche Reiseplanung, sondern die Fähigkeit, schnell und verantwortlich zu handeln.
Fürsorgepflicht endet nicht am Werkstor
Unternehmen tragen gegenüber ihren Beschäftigten eine Fürsorgepflicht. Diese endet nicht mit dem Verlassen des Betriebsgeländes und schon gar nicht an der Landesgrenze. Wer Mitarbeiter in Länder mit politischen, gesundheitlichen oder klimatischen Risiken entsendet, muss vorher klären, wie sie informiert, unterstützt und im Notfall zurückgebracht werden können.
Offenbar besteht hier eine erhebliche Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Nach einer von der Techniker Krankenkasse veröffentlichten Untersuchung vertrauen nur 58 Prozent der Geschäftsreisenden darauf, dass ihr Arbeitgeber im Notfall eine Evakuierung organisieren könnte. 86 Prozent halten die Sicherheitsmaßnahmen ihres Unternehmens für unzureichend.
Diese Zahlen sollten gerade mittelständische Arbeitgeber ernst nehmen. Konzerne verfügen meist über eigene Reiseabteilungen, Sicherheitsdienste und internationale Assistenzstrukturen. Im Mittelstand landen Reisebuchung und Notfallorganisation dagegen häufig zusätzlich auf dem Schreibtisch einer Assistenz, der Personalabteilung oder sogar direkt bei der Geschäftsführung. Umso wichtiger sind klare, einfache und allen Beteiligten bekannte Abläufe.
Wenn jede Minute zählt, reicht ein Chatbot nicht
Digitale Buchungssysteme und künstliche Intelligenz können Geschäftsreisen erheblich vereinfachen. Sie vergleichen Verbindungen, kontrollieren Budgets, automatisieren Genehmigungen und verwalten Abrechnungen. Solange alles nach Plan läuft, ist das ein großer Fortschritt. In einer echten Ausnahmesituation stößt Automatisierung jedoch an Grenzen. Ein Mitarbeiter, der nachts auf einem fremden Flughafen festsitzt, braucht keine standardisierte Antwort und keinen Verweis auf häufig gestellte Fragen. Er braucht einen erreichbaren Menschen, der seine Lage beurteilt, Alternativen organisiert und verbindliche Entscheidungen treffen darf.
Das international tätige Geschäftsreiseunternehmen Tumodo, das inzwischen auch in Deutschland vertreten ist, verbindet deshalb digitale Buchungs- und Genehmigungsprozesse mit persönlich erreichbaren Reiseberatern. Das ist kein grundsätzlich neues Geschäftsmodell, verweist aber auf einen entscheidenden Punkt: Technik kann die Organisation beschleunigen – Verantwortung und situationsgerechtes Handeln kann sie nicht ersetzen.
Dabei muss nicht jedes mittelständische Unternehmen einen externen Reisedienstleister beauftragen. Entscheidend ist vielmehr, dass die gewählte Lösung auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten funktioniert. Eine rund um die Uhr erreichbare Telefonnummer ist nur dann hilfreich, wenn dort tatsächlich jemand Entscheidungen treffen und Umbuchungen veranlassen kann.
Was Unternehmen vor der nächsten Reise klären sollten
Ein wirksames Risikomanagement muss nicht kompliziert sein. Vor internationalen Geschäftsreisen sollten mindestens folgende Fragen eindeutig beantwortet werden:
- Wer ist im Notfall rund um die Uhr erreichbar?
- Wer darf zusätzliche Flüge, Hotels oder Transporte freigeben?
- Welche Kranken-, Rückhol- und Evakuierungsleistungen sind versichert?
- Wie werden Mitarbeiter bei Luftraumsperrungen, Unruhen oder Extremwetter gewarnt?
- Sind Reisepassdaten, Notfallkontakte und Buchungsinformationen sicher hinterlegt?
- Gibt es eine geschützte Firmenkreditkarte oder ein ausreichendes Notfallbudget?
- Wie werden ausgefallene Kundentermine oder Projekte organisatorisch aufgefangen?
- Wie bleiben Unternehmensdaten und mobile Geräte unterwegs geschützt?
Ebenso wichtig ist eine kurze Einweisung der Reisenden. Mitarbeiter müssen wissen, wen sie anrufen, welche Ausgaben sie selbst veranlassen dürfen und wie sie sich bei politischen Unruhen, medizinischen Notfällen oder dem Verlust von Dokumenten verhalten sollen. Ein Notfallplan, den niemand kennt, hilft im entscheidenden Moment wenig.
Risikomanagement ist keine Konzernluxus
Die VDR-Zahlen zeigen, wie wichtig Geschäftsreisen gerade für den Mittelstand bleiben. Kleine und mittlere Unternehmen steigerten ihre Reisetätigkeit zuletzt um 5,6 Prozent, während ihre Ausgaben lediglich um 2,7 Prozent zunahmen. Sie reisen damit effizienter, stehen aber zugleich unter größerem Kostendruck. Umso gefährlicher ist es, wenn eine einzige Störung hohe Zusatzkosten verursacht oder ein wichtiges Projekt gefährdet.
Fazit
Geschäftsreisen lassen sich nicht gegen jedes Risiko absichern. Unternehmen können aber sehr wohl festlegen, wie sie auf eine Störung reagieren. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, ausreichende Versicherungen, schnelle Kostenfreigaben und ein Ansprechpartner, der auch nachts erreichbar ist.
Digitale Plattformen und künstliche Intelligenz können dabei wertvolle Dienste leisten. Doch der Ernstfall zeigt, wo ihre Grenzen liegen: Wenn Mitarbeiter im Ausland festsitzen, braucht es nicht nur Daten und Algorithmen, sondern einen Menschen, der Verantwortung übernimmt.
Quellen
