Öffentliche Aufträge: Kann KI die Bewerbungshürde senken?

Öffentliche Ausschreibungen versprechen Geschäft, verlangen aber häufig erheblichen Verwaltungsaufwand. Das Berliner Start-up Tenpal will mit KI-Agenten die Suche und Angebotsvorbereitung erleichtern. Zu den Geldgebern gehört auch Christian Lindner. Für mittelständische Unternehmen zählt allerdings weniger die politische Prominenz als die Frage: Spart das Werkzeug tatsächlich mehr, als es kostet?

Wer öffentliche Auftraggeber als Kunden gewinnen will, braucht neben einem wettbewerbsfähigen Angebot oft erhebliche Geduld. Ausschreibungen müssen gefunden, Leistungsbeschreibungen gelesen, Eignungskriterien geprüft und Nachweise zusammengestellt werden. Für einen kleineren Betrieb ohne eigene Vergabeabteilung kann bereits die Entscheidung, ob sich eine Bewerbung lohnt, beträchtliche Arbeitszeit beanspruchen. Dabei bleibt das Risiko, nach aufwendiger Vorbereitung leer auszugehen.

Hier setzt Tenpal an. Das 2026 von Kasimir Friederich und Constantin Franzen gegründete Unternehmen bietet eine KI-Plattform im Abonnement an. Nach Unternehmensangaben durchsuchen die eingesetzten Agenten täglich Vergabeplattformen, wählen passende Ausschreibungen aus und prüfen die Unterlagen auf Eignungskriterien. Außerdem sollen sie Formblätter, Eigenerklärungen und Teile der geforderten Konzepte vorbereiten. Die abschließende Bearbeitung und Einreichung übernimmt der Kunde.

Zwei Drittel weniger Aufwand – nach Anbieterangaben

Tenpal berichtet, Kunden hätten ihren Arbeitsaufwand pro Bewerbung um rund zwei Drittel reduziert. Statt einer Arbeitswoche seien teilweise nur noch ein bis zwei Tage erforderlich. Als bisherige Größenordnung nennt das Unternehmen 30 bis 80 Arbeitsstunden je Bewerbung. Das wäre eine erhebliche Entlastung. Die Zahlen stammen allerdings vom Anbieter und beruhen nach dessen Darstellung auf Kundenberichten. Eine unabhängig überprüfbare Auswertung mit Angaben zu Zahl und Art der Verfahren, Vergleichsmaßstab und verbleibendem Kontrollaufwand liegt der vorliegenden Pressemitteilung nicht bei. Die genannte Ersparnis lässt sich deshalb nicht ohne Weiteres auf andere Betriebe übertragen.

Entscheidend ist zudem, an welcher Stelle Zeit gewonnen wird. Wiederkehrende Unternehmensangaben und vorhandene Nachweise aufzubereiten ist eine andere Aufgabe, als ein fachlich überzeugendes Konzept zu entwickeln. Auch ein schneller vorbereitetes Angebot muss zur eigenen Leistungsfähigkeit passen und wirtschaftlich tragfähig kalkuliert sein.

Die Verantwortung lässt sich nicht automatisieren

Für Betriebe kann der größte Nutzen bereits in einer besseren Vorauswahl liegen. Wer früh erkennt, dass zwingende Anforderungen nicht erfüllt werden oder ein Auftrag wirtschaftlich uninteressant ist, spart sich eine aussichtslose Bewerbung. Umgekehrt könnte eine systematische Suche Aufträge sichtbar machen, die im Tagesgeschäft bislang übersehen wurden.

Ob das gelingt, hängt von der Verlässlichkeit der Prüfung ab. Erkennt die Software sämtliche Ausschlusskriterien? Berücksichtigt sie Änderungen der Vergabeunterlagen und Antworten auf Bieterfragen? Unterscheidet sie zwischen zwingenden Anforderungen und bloßen Bewertungsvorteilen? Solche Fragen sind für den praktischen Nutzen wichtiger als die Bezeichnung „KI-Agent“.

Vorbereitete Antworten müssen außerdem sachlich stimmen. Referenzen, personelle Kapazitäten, Zertifizierungen oder zugesagte Leistungen dürfen nicht aus plausibel klingenden Textbausteinen entstehen. Der Betrieb muss kontrollieren, was er gegenüber dem Auftraggeber erklärt und anbietet. Die gewonnene Zeit sollte deshalb auch Raum für eine sorgfältige Schlussprüfung schaffen.

Lindner beteiligt sich – der Praxistest bleibt entscheidend

Zu den Geldgebern gehört nach Unternehmensangaben auch der frühere Bundesfinanzminister Christian Lindner. Als Unterstützer nennt Tenpal außerdem Steffen Saebisch, der unter anderem Staatssekretär im Bundesfinanzministerium war. Die Verbindung von Vergabesoftware und früheren politischen Entscheidungsträgern ist ein relevanter Hintergrund. Sie ersetzt jedoch keinen Nachweis der Leistungsfähigkeit. Lindners Äußerungen zugunsten des Unternehmens sind als Aussagen eines Beteiligten einzuordnen, der ein wirtschaftliches Interesse an dessen Erfolg hat.

Zugleich wirft das Geschäftsmodell eine politische Frage auf: Wenn Betriebe zusätzliche Software benötigen, um sich mit vertretbarem Aufwand um staatliche Aufträge zu bewerben, entstehen private Kosten für die Bewältigung öffentlicher Verfahren. Digitale Hilfsmittel können diese Belastung verringern. Den Staat entbindet das nicht von der Aufgabe, verständliche, verhältnismäßige und praktikable Vergaben zu organisieren.

Reformen müssen bei den Betrieben ankommen

Das am 1. Juli 2026 in Kraft getretene Vergabebeschleunigungsgesetz soll Verfahren vereinfachen, Nachweispflichten reduzieren und die Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen erleichtern. Ob die Entlastung im betrieblichen Alltag ankommt, wird sich auch daran messen lassen, wie viel Aufwand eine Bewerbung tatsächlich noch verlangt.

Reform und Software können sich ergänzen: Einfachere Anforderungen verringern die Arbeit grundsätzlich; geeignete Werkzeuge erleichtern die verbleibenden Schritte. Problematisch wäre dagegen, wenn die technische Bewältigung komplizierter Verfahren als ausreichender Bürokratieabbau gelten würde. Ein unnötiger Nachweis bleibt unnötig, auch wenn ihn eine KI schneller zusammenstellt.

Was Mittelständler vor einem Abonnement prüfen sollten

Für interessierte Unternehmen empfiehlt sich ein begrenzter Praxistest anhand eigener Ausschreibungen. Dabei sollten der bisherige Aufwand, die Bearbeitungszeit mit Software und die notwendige Nachkontrolle erfasst werden. Zur Rechnung gehören neben dem Abopreis auch Einrichtung, Datenpflege und Schulung. Mehr Bewerbungen allein sind noch kein wirtschaftlicher Erfolg.

Ebenso wichtig ist der Umgang mit vertraulichen Informationen. Angebotskalkulationen, Kundenreferenzen und Personaldaten können sensible Geschäftsgrundlagen enthalten. Vor einem Einsatz sollten deshalb die verwendeten KI-Dienste, Speicherorte, Zugriffsrechte und eine mögliche Nutzung der Eingaben zum Modelltraining geklärt werden. Auch die Frage, ob sich Unternehmensprofile und bearbeitete Unterlagen bei einem Anbieterwechsel vollständig exportieren lassen, gehört zur Prüfung.

Fazit

Tenpal greift ein nachvollziehbares Problem auf: Mittelständische Unternehmen sollen ihre Zeit in Leistung, Kalkulation und Kunden investieren können, statt sie in wiederkehrenden Formulararbeiten zu verlieren. KI kann dabei helfen, öffentliche Aufträge leichter zugänglich zu machen. Die versprochene Entlastung muss sich jedoch im jeweiligen Betrieb bewähren – einschließlich Kosten und Kontrollaufwand. Und für die Politik gilt: Wenn Software Bürokratie besser beherrschbar macht, ist die Bürokratie damit noch nicht abgebaut.

Quellen:
Tenpal: Unternehmensangaben und Pressemitteilung;
Bundesregierung: Vergabebeschleunigungsgesetz.