In vielen kleinen und mittleren Unternehmen gibt es eine „unsichtbare Abteilung“, die enorme Ressourcen bindet, ohne selbst Wert zu schaffen: die IT. Sie muss laufen, kostet aber Zeit, Geld und Nerven – vor allem dort, wo es kein eigenes IT-Team gibt. Häufige Ausfälle, ungeplante Investitionen, fehlendes Fachpersonal und inkompatible Systeme zwischen alter und neuer Techniksind Alltag im Mittelstand.
Gleichzeitig steigt der Innovationsdruck: Kunden erwarten digitale Services, Lieferketten werden vernetzter, Behördenkommunikation läuft online. Wer da noch wachsen oder neue Geschäftsmodelle ausprobieren will, fragt sich schnell: Wie soll sich das alles noch finanzieren –und wer soll das betreuen?

Vom Investitionsgrab zur planbaren Betriebsausgabe

Traditionell wird IT wie eine Investition behandelt: Hardware wird gekauft, abgeschrieben und intern betrieben, Software-Lizenzen werden angeschafft und müssen über Jahre gepflegt werden.
Das Problem: Die Technologiezyklen werden immer kürzer, Sicherheitsanforderungen steigen, Fachkräfte sind knapp.

Ein Ausweg aus diesem Dilemma ist ein Wechsel der Logik: Statt Komponenten zu kaufen und selbst am Laufen zu halten, setzen Unternehmen zunehmend auf As-a-Service-Modelle. Die IT wird dann nicht mehr „besessen“, sondern bedarfsgerecht genutzt.Abgerechnet wird monatlich – als klar kalkulierbare Betriebsausgabe.

Für den Mittelstand bedeutet das:

• Weniger gebundenes Kapital durch Wegfall hoher Anfangsinvestitionen
• Mehr Planungssicherheit durch fixe monatliche Kosten
• Weniger Risiko, weil Betrieb, Wartung und Security beim Dienstleister liegen
• Mehr Flexibilität, wenn Arbeitsplätze, Standorte oder Systeme skalieren müssen

As-a-Service: Welche Modelle für KMU besonders spannend sind

Im Enterprise-Segment sind As-a-Service-Modelle seit Jahren etabliert.
Neu ist, dass es inzwischen zunehmend Angebote gibt,
die sich explizit an kleine und mittlere Unternehmen richten –
inklusive Standardpaketen, die ohne große Projektlaufzeiten
eingeführt werden können.

Workplace as a Service: Der Arbeitsplatz aus der Steckdose

Die Ausstattung eines modernen Arbeitsplatzes – vom Notebook über Monitor, Headset, Kamera, Dockingstation bis zum Drucker – bindet selbst in kleineren Unternehmen erhebliche Kapazitäten. Hinzu kommen Einkauf, Lifecycle-Management, Lizenzverwaltung und Entsorgung alter Geräte.

Workplace as a Service bündelt diese Aufgaben in einem Paket:
Arbeitsplätze werden über eine Weboberfläche zusammengestellt, Geräte können hinzugebucht oder zurückgegeben werden. Ergänzend kommen Services wie Malware- und Virenschutz, automatisiertes Patch- und Update-Management sowie Monitoring hinzu.Das entlastet die interne IT von zeitfressendem Kleinkram und erhöht zugleich das Sicherheitsniveau.

Conferencing as a Service: Professionelle Meetings ohne Technikfrust

Hybride Meetings gehören längst zum Alltag – zumindest in der Theorie. In der Praxis scheitern Besprechungen häufig an defekten Kameras, schlecht konfigurierten Mikrofonen oder komplizierten Bedienoberflächen. Die Folge: Technikfrust, Zeitverlust und unnötige Reisen.

Conferencing as a Service kombiniert Konferenzraumtechnik, Software und Service: Intelligente Kameras erkennen sprechende Personen, moderne Noise-Blocking-Technologie blendet Störgeräusche aus.
Die Nutzung wird häufig über ein nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell gesteuert.
KMU können ohne eigene Investition sofort mit professionellen und hybriden Meetings starten – und gleichzeitig Reisezeiten und -kosten deutlich reduzieren.

Collaboration as a Service: M365 & Co. sinnvoll nutzen

Spätestens seit Corona ist Zusammenarbeit über das Internet Standard. Viele Unternehmen setzen auf Microsoft 365, nutzen aber nur einen Bruchteil der Möglichkeiten von SharePoint, Teams, OneDrive und den Office-Online-Tools.

Collaboration as a Service setzt genau hier an: Der Dienstleister übernimmt Einrichtung, laufende Konfiguration und Wartung der Kollaborationsplattform – und ergänzt diese idealerweise um Schulungs- und Change-Elemente.
Entscheidend ist, dass Mitarbeitende die Werkzeuge verstehen und in ihrer täglichen Arbeit sinnvoll einsetzen können. Erst dann wird aus lizenzierter Software echte Produktivität.

Backup as a Service: Lebensversicherung im Ernstfall

Datensicherung ist für viele KMU nach wie vor ein „lästiges Muss“.Gleichzeitig nehmen Cyberangriffe, insbesondere Ransomware-Attacken, kontinuierlich zu. Wer dann kein funktionierendes Backup und definierte Wiederanlaufprozesse hat, riskiert seine Existenz.

Backup as a Service stellt sicher, dass Datensicherungen regelmäßig durchgeführt, überwacht und testweise zurückgespielt werden. Der Dienst umfasst Backups, deren Prüfung und klare Recovery-Prozesse.
Für KMU heißt das: deutlich höhere Ausfallsicherheit,ohne dass eigene Infrastruktur aufgebaut oder zusätzlicher Personalaufwand betrieben werden muss.

Nur ein Ansprechpartner: Weniger Overhead, mehr Klarheit

Besonders attraktiv wird das Modell, wenn nicht für jeden Teilbereich ein anderer Anbieter zuständig ist, sondern ein zentraler Managed Service Provider die Gesamtverantwortung übernimmt. Dann müssen im Störungsfall nicht mehrere Verträge und Zuständigkeiten abgeklärt werden – es gibt genau einen Ansprechpartner und eine durchgehende Supportstruktur.
Wer konsequent auf Miet- und Service-Modelle setzt, kann zudem sicherstellen, dass Hard- und Software stets aktuell sind. Der gesamte Lebenszyklus – von der Beschaffung über den Betrieb bis hin zur Entsorgung – wird durch den Dienstleister abgedeckt. Das schafft Transparenz, entlastet Einkauf und IT und gibt Geschäftsführung wie Mitarbeitenden die Freiheit,sich wieder auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Den richtigen Dienstleister auswählen

Im KMU-Segment ist der Markt für As-a-Service-Angebote noch überschaubar. Viele große Systemhäuser fokussieren sich auf Konzerne und sind regional kaum präsent. Für Mittelständler lohnt sich daher der Blick auf Anbieter, die selbst mittelständisch geprägt sind, regionale Standorte haben und seit Jahren mit Service- und Mietmodellen arbeiten.

Wichtig bei der Auswahl:

• Der Dienstleister versteht die Prozesse und Zwänge von KMU.
• Es gibt standardisierte Pakete, die sich schnell einführen lassen.
• Service-Level, Reaktionszeiten und Verantwortlichkeiten sind klar geregelt.
• Security, Datenschutz und Compliance werden transparent adressiert.

Ein Beispiel für einen solchen Anbieter ist die NOBIX Group, ein Managed Service Provider für Managed-Print-, Infrastruktur- und Security-Lösungen sowie Applikationen wie DATEV oder Dokumenten-Management-Systeme.
Die Gruppe beschäftigt rund 240 Mitarbeitende an acht Standorten in Deutschland und bietet hochstandardisierte As-a-Service-Produkte von der IT-Infrastruktur über Security bis hin zu Kerngeschäftsapplikationen.

Weitere Informationen unter  https://nobix-group.de.

Fazit: IT nutzen statt besitzen

Für viele Mittelständler ist die Zeit reif für einen Perspektivwechsel: IT soll das Geschäft ermöglichen – nicht blockieren. Wer Hardware, Software und Services nicht mehr kauft, sondern über As-a-Service-Modelle flexibel mietet, gewinnt gleich mehrfach: mehr Planungssicherheit, mehr Sicherheit, mehr Innovationsspielraum – bei gleichzeitig weniger operativem Ballast.

Entscheidend ist, den passenden Partner zu finden und die Weichen strategisch zu stellen: Welche Bereiche sollen weiterhin intern verantwortet werden, welche werden konsequent an einen Dienstleister übertragen?
Je klarer diese Linie gezogen wird, desto größer ist der Entlastungseffekt – und desto mehr Zeit bleibt für das, was den Mittelstand stark macht: unternehmerische Ideen und deren Umsetzung.

Redaktion Mittelstandsjournal
Quelle: https://nobix-group.de