Ab 2026 treffen drei Entwicklungen gleichzeitig aufeinander: neue europäische Regeln für den Zahlungsverkehr, der rasante Einsatz künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen und ein anhaltender Modernisierungsstau in deutschen Unternehmen. Was lange als IT-Thema galt, wird zunehmend zur strategischen Führungsfrage für Geschäftsleitungen und CFOs – insbesondere im Mittelstand.

Regulatorischer Druck: PSD3 und PSR verändern die Spielregeln

Mit der geplanten Payment Services Directive 3 (PSD3) und der neuen Payment Services Regulation (PSR) verschärft die EU ab 2026 die Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und digitale Zahlungsprozesse. Ziel ist ein einheitlicher europäischer Zahlungsraum, der Echtzeitzahlungen, offene Schnittstellen und eine bessere Kontrolle von Zahlungsdienstleistern ermöglicht.

Für viele deutsche Unternehmen kommt diese Entwicklung zu einem ungünstigen Zeitpunkt. Zahlreiche Finanzabteilungen arbeiten noch immer mit historisch gewachsenen Systemlandschaften, die kaum automatisiert sind und nur begrenzt Schnittstellen zu modernen Zahlungsplattformen bieten. Die Folge: steigende Compliance-Kosten, hoher manueller Aufwand und wachsende Abhängigkeit von externen Dienstleistern.

KI im Rechnungswesen: Vom Effizienzwerkzeug zur Prozesssteuerung

Parallel zur Regulierung hält künstliche Intelligenz Einzug in das Finanz- und Rechnungswesen. Während erste Automatisierungsschritte – etwa bei Belegverarbeitung oder Mahnwesen – bereits etabliert sind, geht der aktuelle Trend deutlich weiter. Sogenannte Agentic AI-Systeme übernehmen zunehmend eigenständig Routineaufgaben, analysieren Zahlungsströme und unterstützen Prognosen zum Cashflow.
Der Mehrwert liegt weniger in spektakulären Einzelanwendungen als in der schrittweisen Transformation ganzer Prozesse: Rechnungen werden digital, interaktiv und in Echtzeit auswertbar. Zahlungsfristen, Rückfragen oder Zahlungsaufschübe lassen sich automatisiert steuern – vorausgesetzt, die Systeme sind entsprechend integriert und regelbasiert abgesichert.

Zwischen Effizienzgewinn und Kontrollverlust

Gerade im Mittelstand ist die Zurückhaltung groß. Finanzprozesse gelten als sensibel, Fehler oder Compliance-Verstöße können existenzielle Folgen haben. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und menschliche Kontrolle von KI-gestützten Systemen.
Experten betonen daher, dass KI im Rechnungswesen nicht autonom agieren darf. Kritische Entscheidungen – etwa das Löschen von Rechnungen, Änderungen von Forderungen oder Mahngebühren – müssen klar reglementiert, dokumentiert und jederzeit überprüfbar sein. KI wird damit nicht zum Ersatz, sondern zum Verstärker professioneller Finanzorganisationen.

Beispiel aus der Praxis: Fintechs als Taktgeber

Impulse kommen zunehmend von spezialisierten Fintechs, die digitale Rechnungs- und Zahlungsplattformen europaweit anbieten. Ein Beispiel ist das schwedische Unternehmen Billogram, das auf interaktive, KI-gestützte Rechnungsmodelle setzt. Deren CEO Jonas Suijkerbuijk sieht 2026 als Startpunkt eines umfassenden Technologiesprungs im Zahlungsverkehr.
Solche Anbieter zeigen, wohin die Entwicklung geht: weg von statischen PDF-Rechnungen, hin zu dynamischen Datenobjekten, die Kommunikation, Zahlung und Analyse verbinden. Für den Mittelstand sind diese Lösungen jedoch nicht automatisch ein Selbstläufer – Integrationsaufwand, Kosten und Abhängigkeiten müssen sorgfältig abgewogen werden.

Rechnung 2030: Strategisches Steuerungsinstrument statt Verwaltungsakt

Langfristig deutet vieles darauf hin, dass Rechnungen ihre klassische Rolle als reine Zahlungsaufforderung verlieren. Sie werden zu Schnittstellen zwischen Unternehmen und Kunden, über die Zahlungspräferenzen, Serviceanfragen und Feedback in Echtzeit verarbeitet werden.
Für Unternehmen eröffnet dies neue Möglichkeiten der Liquiditätssteuerung und Kundenbindung. Gleichzeitig steigt der Druck, die eigene Finanz-IT strategisch neu aufzustellen. Wer die kommenden Jahre ausschließlich als regulatorische Pflichtübung betrachtet, riskiert, strukturell ins Hintertreffen zu geraten.

Fazit: 2026 entscheidet über Wettbewerbsfähigkeit

Der Zahlungsverkehr wird zum Gradmesser der digitalen Reife von Unternehmen. Regulierung und KI wirken dabei nicht als Gegensätze, sondern als gegenseitige Verstärker. Für den deutschen Mittelstand stellt sich weniger die Frage, ob modernisiert wird – sondern wie strategisch Unternehmen, die frühzeitig investieren, Prozesse neu denken und technologische Abhängigkeiten bewusst steuern, können Effizienzgewinne realisieren und ihre Resilienz stärken. Wer hingegen an überkommenen Systemen festhält, zahlt den Preis nicht nur in höheren Kosten, sondern auch in verlorener Wettbewerbsfähigkeit.

Mittelstandsjournal Hintergrund