Ab 2025 ist Schluss mit PDF & Papier – E-Rechnung wird Pflicht

Die Umstellung kommt mit Ansage: Schon seit November 2020 sind elektronische Rechnungen im B2G-Verkehr (Business-to-Government) vorgeschrieben. Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht auch für den B2B-Bereich – also zwischen Unternehmen. Wer dann noch Rechnungen per PDF oder auf Papier verschickt, handelt nicht mehr gesetzeskonform.

Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist das ein Weckruf. Denn die Umstellung ist nicht allein eine technische, sondern eine strategische Aufgabe: Sie macht die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse unumgänglich – und damit auch eine klare Analyse, welche Software das Unternehmen wirklich braucht.

Warum eine strukturierte Bedarfsanalyse jetzt entscheidend ist

Oft werden Softwarelösungen angeschafft, weil sie günstig sind oder weil der Steuerberater sie kennt. Doch das führt nicht selten zu Insellösungen oder ineffizienten Doppelarbeiten. Eine strukturierte Bedarfsanalyse schafft Klarheit und verhindert Fehlinvestitionen.

• Was muss digitalisiert werden? (z. B. Rechnung, Lager, Personal, Termine, Projekte)
• Wie mobil arbeitet das Unternehmen? (Außendienst, Baustelle, Homeoffice?)
• Gibt es gesetzliche Anforderungen? (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, GoBD)
• Sind Schnittstellen zu Drittsystemen nötig? (z. B. DATEV, E‑Shop, CRM, Kasse)

Die Bedarfsanalyse ist auch die Grundlage, um Förderprogramme wie „Digital Jetzt“ oder „go-digital“ zielgerichtet zu nutzen. Diese Programme fördern Softwareanschaffung und Beratung mit bis zu 50 % der Kosten.

Drei Sektoren – Drei Anforderungen

Die Anforderungen variieren je nach Branche. Deshalb wird es in weiteren Beiträgen dieser Serie branchenspezifisch:

• Handel / Großhandel: Warenwirtschaft, Lager, Webshop-Schnittstellen, digitale Kasse
• Handwerk: Baustellen-App, Zeiterfassung, Materialwirtschaft, mobile Faktura
• Freie Berufe: Rechnungsstellung, Zeiterfassung, DATEV-Anbindung, DSGVO-Konformität

Mit dem kommenden Beitrag starten wir mit einem Blick auf den Bereich „Handel & Großhandel“ und zeigen dort konkrete Softwarelösungen und Kriterien für die Auswahl.

Fazit: Jetzt handeln und zukunftssicher aufstellen

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist kein isoliertes IT-Thema. Sie ist ein Hebel für effizientere Abläufe, bessere Liquiditätsplanung und weniger Fehlerquellen. Wer sich jetzt mit den digitalen Grundprozessen im eigenen Betrieb beschäftigt, profitiert doppelt: von Fördermitteln und von Wettbewerbsvorteilen.